Privacyverklaring

Websitechat

Bij gebruik van de websitechat bewaren we uw berichten, de taal, tijdstippen en de gesprekstatus om uw vraag te beantwoorden. Een noodzakelijke sessiecookie koppelt het gesprek aan uw browser. Alleen platformbeheerders kunnen gesprekken behandelen. Deel geen wachtwoorden of pincodes. Chatberichten worden na maximaal 90 dagen verwijderd.

Metingen in kennismakingsmails

Bij nieuwe promotiemails meten we het laden van een afbeelding en het gebruik van de actieknop, gekoppeld aan het betreffende bericht. We bewaren de eerste meetmomenten en aantallen, geen IP-adres of browserprofiel. Laadmetingen kunnen afkomstig zijn van privacyfuncties; linkscanners kunnen klikken veroorzaken. Je kunt afbeeldingen blokkeren in je mailprogramma en je afmelden via de link in iedere promotiemail.

1. Wie verwerkt je gegevens?

Cleavo is onderdeel van Iventiv. Iventiv beheert de eigen account-, factuur- en contactadministratie. Voor medewerkergegevens, werkregistraties en klantmeldingen die een bedrijf invoert, bepaalt dat bedrijf het doel; Cleavo verwerkt deze gegevens namens die organisatie. Neem voor vragen over jouw werkregistraties eerst contact op met je werkgever of de betreffende organisatie.

2. Gegevens en doeleinden

We gebruiken naam, e-mailadres, bedrijfs- en factuurgegevens om accounts te leveren, contact te onderhouden en abonnementen te administreren. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen. Authenticatiegegevens beschermen accounts. Supportberichten en ideeën gebruiken we om vragen af te handelen en de software te verbeteren. Technische sessie- en veiligheidsgegevens ondersteunen inloggen en misbruikpreventie.

In de bedrijfsomgeving kunnen bevoegde gebruikers locaties, contactpersonen, planningen, taken, werkregistraties en meldingen verwerken. Kaartcoördinaten horen bij een ingevoerde klantlocatie. De huidige webomgeving volgt medewerkers niet voortdurend via GPS. Bij publieke feedback wordt een optioneel e-mailadres gebruikt voor ontvangstbevestiging en reacties.

2a. De medewerkersapp

De Cleavo-app verwerkt je medewerkersprofiel, planning, taken, werkmeldingen en vrijaanvragen binnen de omgeving van je werkgever. Je kunt zelf een profielfoto en foto’s bij werkmeldingen toevoegen. Kantoor kan deze gegevens beheren. Deel in vrije tekst geen medische informatie of andere gegevens die niet nodig zijn voor het werk.

De camera wordt gebruikt wanneer je een QR-code scant of een foto maakt. Je locatie wordt op jouw verzoek gebruikt voor een inklokcontrole of routevoorstel; de app volgt je niet op de achtergrond. Bij een GPS-uitzondering worden de reden en het registratiemoment bewaard, niet je GPS-coördinaten.

Voor Android-pushmeldingen gebruiken we Google Firebase Cloud Messaging. Daarbij worden een apparaattoken en technische berichtgegevens verwerkt. De melding kan een korte tekst over je werk bevatten. Je kunt pushmeldingen uitzetten via je account of je telefooninstellingen. Voor de app gebruiken we geen advertentie-ID.

Een laatst geladen werkdag en nog te verzenden taken of tekstmeldingen kunnen versleuteld op je telefoon worden bewaard. De opgeslagen werkdag is maximaal 24 uur beschikbaar. Bij uitloggen worden deze lokale gegevens verwijderd. Nog niet verzonden wijzigingen kunnen dan verloren gaan; controleer eerst de opslagstatus. Voor inzage, correctie of verwijdering van je werkgegevens neem je contact op met je werkgever of met Cleavo via info@cleavo.nl.

3. Grondslagen

Voor accountlevering en abonnementen verwerken we gegevens om de overeenkomst uit te voeren. Factuurgegevens bewaren we vanwege wettelijke verplichtingen. Beveiliging en het beantwoorden van zakelijke vragen ondersteunen ons gerechtvaardigde belang bij een betrouwbare dienstverlening; we beperken gegevens tot wat daarvoor nodig is. Voor gegevens van medewerkers en klanten bepaalt hun organisatie de toepasselijke grondslag.

4. Diensten van derden

Hosting en e-mail verlopen via onze hostingomgeving bij mijn.host. Mollie verwerkt gegevens wanneer je een betaling start. Adreszoeken gebruikt PDOK; een zoekadres wordt daarbij naar die dienst verstuurd. Kaarttegels komen van OpenStreetMap en de website laadt lettertypen van Google Fonts; bij het laden kunnen die diensten technische gegevens zoals je IP-adres ontvangen. We verkopen je gegevens niet. Buitenlandse verwerking door externe aanbieders moet met passende afspraken en waarborgen worden beoordeeld; een algemene garantie dat alle verwerking binnen Nederland blijft wordt niet gegeven.

5. Bewaartermijnen en bescherming

Accounts en operationele gegevens blijven beschikbaar zolang de organisatie de omgeving gebruikt. Een eigenaar kan verwijdering aanvragen met een hersteltermijn van 30 dagen. De operationele gegevens worden daarna gewist. Factuuradministratie wordt in beginsel zeven jaar bewaard overeenkomstig de wettelijke verplichting. Tijdelijke releaseback-ups hebben in Cleavo een opruimtermijn van 35 dagen; aanvullende hostingback-ups volgen het beleid van de hoster. Support- en veiligheidsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel en eventuele geschillen.

Cleavo gebruikt toegangscontrole per organisatie, versleutelde gevoelige velden en tweestapsverificatie die je zelf kunt inschakelen. Deze maatregelen beperken risico’s; geen digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen.

6. Je privacyrechten

Je kunt informatie, inzage, correctie of verwijdering vragen. Waar van toepassing kun je verwerking beperken, bezwaar maken of gegevens overdragen. Stuur je verzoek naar info@cleavo.nl. We kunnen je identiteit op een passende manier controleren en reageren in beginsel binnen een maand. Niet elk recht geldt onvoorwaardelijk, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht geldt. Voor gegevens van een werkgever begeleiden we je naar de verantwoordelijke organisatie.

Ben je het niet eens met de behandeling van je gegevens, neem dan contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.